Le società di vendita diretta gestite professionalmente dispongono di documenti che combinano politiche, processi, regole e regolamenti. I gestori li usano nel trattare con i venditori diretti indipendenti nelle loro organizzazioni. Sono generalmente chiamati “politiche e procedure” o “P&P”, in breve.
La parte “politiche” di questo documento riunisce una raccolta di linee guida per affrontare vari problemi. Le “procedure” sono di natura più specifica e descrivono le azioni da intraprendere per attuare una determinata politica. Le procedure, in altre parole, mostrano a tutte le parti correlate come agire nei vari casi. In quanto tali, le politiche e le procedure sono strettamente correlate.
Vantaggi di avere un documento P&P (senza un particolare ordine di importanza):
- Fornisce un quadro generale dei valori e della cultura aziendale
- Comunica responsabilità
- Porta uniformità nell’affrontare le situazioni
- Migliora l’uguaglianza, crea fiducia
- Educa tutte le parti coinvolte, riducendo al minimo i problemi di conformità
- Aumenta l’efficienza all’interno dell’organizzazione
- Riduce “prove ed errori” manageriali
- Consente il controllo per eccezione anziché per la “microgestione”
- Permette di guidare senza intervenire costantemente
- Incanala il tempo di gestione verso attività più produttive
- Garantisce la conformità dell’organizzazione alle normative
- Aiuta a rafforzare l’immagine professionale dell’azienda
Contenuto
Quindi, come dovrebbe essere un documento P&P? Dovrebbe avere alcune parti essenziali, poi il resto – lunghezza, formulazione ecc., dipende dalle scelte manageriali. Come mostrano gli esempi alla fine dell’articolo, ci sono vari approcci a questo. Ma i componenti di base di un P&P sono:
- Scopo del documento
- Elenco dei termini utilizzati e definizioni
- Spiegazioni degli elementi della politica e della procedura
- Chiarimenti su “accettabili” e “inaccettabili”
- Conseguenze della non conformità
Una volta che le politiche e le procedure sono state messe in atto, ci sono altri tre compiti da svolgere che sono di uguale importanza: 1) comunicare il P&P, 2) far rispettare e 3) modificarlo se necessario…
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